Δημοσθένης Αναγνωστόπουλος

Το πρότυπο της ελληνικής δημόσιας υπηρεσίας που έχουμε ως εικόνα, κυρίως όσοι ανήκουν στις μεγαλύτερες γενιές, είναι ανήλιαγα γραφεία με στοίβες φακέλων οι οποίοι ξεχείλιζαν από έγγραφα, αφού σε κάθε επίσκεψη - συναλλαγή του πολίτη στις δημόσιες υπηρεσίες ήταν αδύνατον να φύγει κανείς χωρίς να υποβάλλει -εγγράφως πάντα- μια ντουζίνα αιτήσεις και να παραβάλλει άπειρο αριθμό εγγράφων με σφραγίδες και υπογραφές. Έγγραφα τα οποία έπρεπε να κρατηθούν σε αντίγραφα και να αρχειοθετηθούν σε φακέλους.

Όποιος επισκεφθεί σήμερα μια δημόσια υπηρεσία εύκολα διαπιστώνει ιδίοις όμμασι ότι η εικόνα είναι πολύ διαφοροποιημένη. Ακόμη και εκεί που δεν έχουν πλήρως εξαφανιστεί, οι ξέχειλοι με έγγραφα φάκελοι έχουν περιοριστεί δραστικά, καθώς σταθερά και με εντεινόμενο ρυθμό το κράτος μας βρίσκεται πλέον στην ψηφιακή εποχή. Η απεξάρτηση από τα έγγραφα – χαρτιά έχει μεγάλη ιστορία στη χώρα μας και είναι στην πραγματικότητα ένας διαρκής αγώνας που δεν έχει λήξει ακόμη. Είναι αναμφίβολα ένας πόλεμος ανάμεσα στο έγχαρτο παρελθόν που ανθίσταται για λόγους νοοτροπιών αλλά και συμφερόντων και στο ψηφιακό μέλλον που ανέτειλε και οδεύει προς τη μεσουράνησή του.

Η αλήθεια όμως είναι ότι σε αυτό τον πόλεμο διαρκείας, ο αγώνας κατά του χαρτοβασιλείου έχει καταγάγει καθοριστικές νίκες που οδηγούν σε σημαντικές οικονομίες κλίμακος στις εκτυπώσεις και τη διακίνηση εντύπων. Απτό και πολύ χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι η εκτύπωση των φορολογικών και τελωνειακών εντύπων. Στα μέσα της δεκαετίας 2000-2010 ο όγκος του χαρτιού που εκτυπωνόταν γι΄ αυτές τις δραστηριότητες υπερέβαινε ετησίως τα διακόσια εκατομμύρια σελίδες, ενώ σήμερα έχει περιοριστεί σε λιγότερο από μισό εκατομμύριο σελίδες.

Σε αυτό συνέβαλαν στοχευμένες δράσεις και ριζικές μεταρρυθμίσεις για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης του πολίτη και των επιχειρήσεων, αλλά και την καλύτερη λειτουργία του κρατικού μηχανισμού, όπως και την εμπέδωση συνθηκών διαφάνειας. Διότι η ελαχιστοποίηση της ανάγκης εκτύπωσης και διακίνησης εγγράφων, στην έγχαρτη μορφή τους, υπηρετεί και προάγει ακριβώς αυτό το σκοπό.

Ποια τα πλεονεκτήματα, πέρα από τα προφανή περιβαλλοντικά οφέλη και την μείωση κόστους; Η καλύτερη οργάνωση και ταχύτερη λειτουργία δημόσιου και ιδιωτικού τομέα, οι τυποποιημένες διαδικασίες και η δυνατότητα λήψης ασφαλών αντιγράφων και ανάκαμψης μετά από απώλεια ή καταστροφή. Επίσης, η δυνατότητα διακρίβωσης των στοιχείων, όπως έχουμε δει και πρόσφατα με την επιβεβαίωση των πιστοποιητικών που λαμβάνουμε από το Gov.gr. Η ψηφιακή τεχνολογία μπορεί να διασφαλίσει τη μη αλλοίωση των δεδομένων.

Μελέτες αναφέρουν ότι το 28% των οργανισμών που επένδυσαν στη ψηφιακή διαχείριση εγγράφων έλαβαν πλήρη απόδοση επένδυσης (ROI) σε λιγότερο από έξι μήνες και ότι το 59% ανέφερε ότι πέτυχε πλήρη απόδοση επένδυσης (ROI) σε λιγότερο από ένα χρόνο. Στη χώρα μας δε, το ΙΟΒΕ έχει καταδείξει από το 2015 ότι η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων θα επέφερε δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξης των 421 εκατ. ευρώ κατ’ έτος.

Χαρακτηριστικά παραδείγματα δράσεων που συνέβαλαν στη σημαντική μείωση των εκτυπώσεων, την εξοικονόμηση πόρων και την αναβάθμιση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τον πολίτη είναι:

-Τα συστήματα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) σε κάθε φορέα, όπου τα έγγραφα πρωτοκολλώνται και χρεώνονται αυτόματα στους παραλήπτες, χωρίς να απαιτείται η εκτύπωση και η αποστολή τους με ταχυδρομείο, ενώ παρακολουθείται και η ροή εργασιών σε πραγματικό χρόνο.

-Το Κεντρικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΚΣΗΔΕ) για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των φορέων του Δημοσίου με τη χρήση εγκεκριμένων ψηφιακών υπογραφών.

-Η διάθεση εγκεκριμένων ψηφιακών υπογραφών σε 150.000 δημοσίους υπαλλήλους ώστε να διεκπεραιώνουν τις υποθέσεις ψηφιακά και εξ αποστάσεως, επιτρέποντας την τηλεργασία κατά την περίοδο της πανδημίας.

-Η ηλεκτρονική διακίνηση δικαιολογητικών δαπανών, μέσω της οποίας επιτυγχάνεται με e-δικαιολογητικά η εκκαθάριση και πληρωμή των δαπανών φορέων του Δημοσίου, με μείωση του απαιτούμενου χρόνου τουλάχιστον στο μισό. Σε ετήσια βάση αναμένεται να δημιουργηθούν περίπου 240.000 ηλεκτρονικοί φάκελοι δαπανών, αντικαθιστώντας ισάριθμους φυσικούς φακέλους εγγράφων, με κάθε φάκελο να περιέχει από 8 έως 14 έγγραφα.

-Το e-Παράβολο, με σημαντική εξοικονόμηση δαπανών για εκτύπωση και διακίνηση των έγχαρτων παράβολων.

Ιδιαίτερης σημασίας είναι όμως η ηλεκτρονική τιμολόγηση και τα εξαιρετικά πλεονεκτήματα που προσφέρει, όπως αναγνωρίζεται διεθνώς.
-Η χώρα μας κινείται ταχύτερα προς την ολοκλήρωση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης σε σχέση με πολλές άλλες χώρες της ΕΕ. Πάνω από 885 χιλιάδες επιχειρήσεις έχουν εγγραφεί στο MyDATA. Από τον Οκτώβριο του 2020, η ΑΑΔΕ έχει πληροφορίες για 623 εκατομμύρια παραστατικά αξίας 392 – 400 δισεκατομμύρια ευρώ. Λαμβάνει, δε, 6 εκατομμύρια παραστατικά τη μέρα.

-Σε ό,τι αφορά στην τιμολόγηση σε δημόσιες συμβάσεις, συμμετέχουμε στο ευρωπαϊκό δίκτυο με αναθέτουσες αρχές και προμηθευτές από 28 κράτη. Ήδη ετοιμάσαμε στη χώρα μας την υποδομή που διασυνδέει αναθέτουσες αρχές και δίκτυο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης σε τρόπον ώστε περισσότεροι από 2.430 φορείς να είναι πλέον σε θέση να παραλάβουν και να επεξεργαστούν ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο, προάγοντας τη διαφάνεια και επισπεύδοντας το χρόνο από την έκδοση μέχρι την πληρωμή του.

Όλα τα παραπάνω προχώρησαν με συντονισμένη, συλλογική προσπάθεια του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, του Υπουργείου Οικονομικών, της ΑΑΔΕ, ιδιωτικών και δημοσίων φορέων. Αλλά, όπως αναφέραμε και παραπάνω, η προσπάθεια για την πλήρη απεξάρτηση από το χαρτί δεν θα σταματήσει μέχρι να επιτύχουμε την πλήρη διαλειτουργικότητα. Όταν, δηλαδή πολίτες και επιχειρήσεις δε θα χρειάζεται να μεριμνούν για έγγραφα, είτε σε ψηφιακή είτε σε έγχαρτη μορφή, που χρειάζονται από μια δημόσια υπηρεσία ώστε να εξυπηρετηθούν από μια άλλη. Ενδεικτικά, το περασμένο έτος πάνω από 350.000 πληρωμές από το Δημόσιο έγιναν χωρίς να χρειαστεί να μεριμνήσει κανένας πολίτης για έκδοση φορολογικής ενημερότητας.

Στρατηγικός στόχος μας στο Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης και στη ΓΓ Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης είναι να μην αργήσει η ώρα που μέσω διαλειτουργικότητας η διαβίβαση στοιχείων μεταξύ φορέων του Δημοσίου να γίνεται πλήρως αυτοματοποιημένα, χωρίς οι πολίτες να χρειάζεται να κάνουν κάτι περισσότερο από το να δηλώνουν τη συναίνεση τους. Όταν, σύντομα, ελπίζουμε, καταφέρουμε κάτι τέτοιο, θα είμαστε πολύ κοντά στο να πούμε ότι ο πόλεμος με το χαρτί κερδήθηκε!

*Ο Δημοσθένης Αναγνωστόπουλος είναι Γενικός Γραμματέας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης στο Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης και πρώην Πρύτανης στο Χαρακόπειο Πανεπιστήμιο.