Αλλάζοντας το παλιό σας σύστημα ERP: Όλα όσα πρέπει να προσέξετε

Sponsored Content

Συνολικά, οτιδήποτε σχετίζεται με την έννοια του συστήματος ERP, σχεδόν πάντοτε απαιτεί προσοχή και σχεδιασμό, καθώς αφενός συνοδεύεται από τεχνικές προϋποθέσεις και πολυπλοκότητα, αφετέρου συνδέεται άμεσα με την ίδια τη λειτουργία της επιχείρησης, σε όλα τα επίπεδα. Αυτός είναι και ένας βασικός λόγος που οι επιχειρήσεις διστάζουν να αναβαθμίσουν ή να αλλάξουν την υπάρχουσα ERP εγκατάσταση, πολλές φορές παραμένοντας σε ξεπερασμένες παλαιές λύσεις που δεν προσφέρουν τίποτα περισσότερο, πέρα από τα βασικά.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός περνάει από το ERP
Ο εκσυγχρονισμός κάθε επιχείρησης πέρα από απαραίτητος περνάει υποχρεωτικά από την «καρδιά» του προϊστάμενου πληροφορικής (ΙΤ), που είναι το σύστημα ERP. Αυτό σημαίνει, ότι αργά ή γρήγορα (κατά προτίμηση «πολύ γρήγορα»), αυτό το απαρχαιωμένο ERP που συντηρείται με «νύχια και με δόντια» θα πρέπει να αλλαχτεί. Ο λόγος είναι ότι πλέον δεν υποστηρίζει σύγχρονες τεχνολογίες και πρακτικές, όπως AI-driven analytics, ή IoT integrations, δεν μπορεί να είναι διαθέσιμο από παντού και ανά πάσα στιγμή (cloud-based ERP), δεν είναι κατάλληλο για την eCommerce επέκταση που τόσο πολύ χρειάζεται σήμερα, αλλά και για ότι εφόσον δεν υποστηρίζει υπηρεσίες αιχμής, απαιτείται τεράστιος κόπος, χρόνος και χρήμα ώστε να αναπτυχθούν custom λύσεις.

Ας δούμε λοιπόν, τι θα πρέπει να προσέξει κάποιος στην πορεία για την αναβάθμιση ή αλλαγή του παλιού ERP της επιχείρησης.

Καθαρισμός και Μεταφορά Δεδομένων
Η αρχή των πάντων σχετίζεται με τα δεδομένα. Η μεταφορά τους στο νέο σύστημα ίσως δεν είναι τόσο προφανής. Τα παλιά συστήματα σχεδόν σίγουρα περιέχουν ασυνέπειες, ενδεχομένως παρωχημένα formats αλλά και περιττά δεδομένα. Το να μεταφερθούν όλα σωστά, είναι μια πρόκληση που θα πρέπει να απαντηθεί. Ο καθαρισμός των δεδομένων, η προστασία και το σωστό mapping, αποτελούν τις τρεις βασικές προτεραιότητες.

Διατήρηση Λειτουργικότητας και Νέες Δυνατότητες
Στη συνέχεια θα πρέπει να διαφυλάξετε την υπάρχουσα λειτουργικότητα, αλλά και να δείτε ποια νέα πρόκειται να προστεθεί (αυτή που σας έλειπε τόσον καιρό!), ώστε να μπορεί να υλοποιηθεί. Μία αναλυτική, βήμα προς βήμα, καταγραφή είναι απαραίτητη για κάθε διαδικασία, ενώ το πιο «επικίνδυνο» κομμάτι, είναι αυτό της διαλειτουργικότητας με άλλα συστήματα. Εάν αυτή η σύνδεση υπάρχει ήδη, θα πρέπει να μεταφερθεί στο νέο σύστημα, κατά προτίμηση με νέες τεχνολογίες, εάν όχι, τότε μάλλον είναι πιο εύκολα τα πράγματα, καθώς πρόκειται για νέα λειτουργικότητα που δεν θα «σκοντάψει» σε παλιές αποφάσεις.

Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων και Αντίσταση στην Αλλαγή
Πέρα από τις τεχνολογικές προκλήσεις, η αλλαγή ενός τόσο σημαντικού συστήματος, επιφέρει και σημαντικές προκλήσεις σε θέματα ανθρώπινης διαχείρισης. Η τάση μας είναι να αντιστεκόμαστε στην αλλαγή, οπότε εμπλέξτε τους χρήστες σας από πολύ νωρίς, εξηγήστε γιατί γίνονται οι αλλαγές, και διεξάγετε User Acceptance Tests (UATs) σε κάθε σημαντική φάση του έργου.

Επιχειρησιακή Ευθυγράμμιση και Υποστήριξη Νέων Δυνατοτήτων
Παρόμοιο πρόβλημα μπορεί να υπάρξει και σε business επίπεδο. Το νέο ERP τοποθετείται διότι προσφέρει και μια σειρά από νέες business δυνατότητες. Δυνατότητες όμως, που μέχρι σήμερα δεν χρησιμοποιούνταν από τα τμήματά σας, και επομένως δεν είναι καθόλου βέβαιο ότι θα τις υποστηρίξουν. Εδώ δεν χωράνε συμβιβασμοί. Πρέπει να καταστεί σαφές ότι η επιχείρηση εκσυγχρονίζεται και μαζί τη, και οι λειτουργίες των τμημάτων πωλήσεων, marketing, υποστήριξης, προμηθειών κ.ο.κ.

Διασφάλιση Ομαλής Μετάβασης χωρίς Downtime
Τέλος, ένα από τα πλέον σημαντικά στοιχεία, είναι το να μπορείτε να κάνετε τη μετάβαση ομαλά, χωρίς downtime. Η διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας είναι μη διαπραγματεύσιμη, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι και απλή ή εύκολη! Σχεδιάστε μια προσέγγιση της μετάβασης σε φάσεις, και βεβαιωθείτε ότι το restore λειτουργεί σωστά, προτού κάνετε οποιαδήποτε κίνηση. Μία πολύ χρήσιμη λύση είναι η λειτουργία του νέου σας ERP σε περιορισμένο εύρος, κατά προτίμηση εντός ενός sandbox, ή παράλληλα, προκειμένου να είστε βέβαιοι για τη σωστή λειτουργία του σε πραγματικές συνθήκες.

On time, on budget
Όπως σε κάθε ERP έργο, έτσι και στην αλλαγή του ERP σας, θα πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρο χρονοδιάγραμμα αλλά και budget υλοποίησης. Μόνο ένας έμπιστος σύμβουλος με σημαντική εμπειρία όπως η Entersoft, μέλος του Ομίλου Olympia, θα μπορέσει να σας καλύψει ολοσχερώς σε αυτόν τον τομέα. Έχει, δε, σημασία να μπορείτε να έχετε ειλικρινείς συζητήσεις, καθώς σίγουρα κάτι θα χρειαστεί να αλλάξει στην πορεία, και είναι πολύ εύκολο να παρθούν λάθος αποφάσεις απλά και μόνο επειδή πριν μερικούς μήνες είχε γίνει μία διαφορετική εκτίμηση. Αυτή η σχέση με τον συνεργάτη υλοποίησης, θα σάς βοηθήσει και σε κάτι ακόμα πιο σημαντικό: Να διατηρήσετε ή να αποκτήσετε τη συμμόρφωση που απαιτείται από όλες τις νομικές και φορολογικές αλλαγές, που πλέον είναι εκατοντάδες κάθε χρόνο. Μην ξεχνάτε επίσης ότι αυτός ο συνεργάτης, δεν θα ολοκληρώσει απλά το έργο της μετάβασης. Θα πρέπει να είναι παρών και στη συνέχεια, υποστηρίζοντας κάθε σας κίνηση προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό, και προσαρμόζοντας το νέο σας ERP σε κάθε νέα απαίτηση.

Μάθετε περισσότερα εδώ.